Haal actuele stuurinformatie uit uw Exact omgeving

Elke maand hetzelfde ritueel: gegevens uit Exact exporteren, kolommen aanpassen, bestanden samenvoegen en rapportages bijwerken. Uren werk voor een rapport dat op het moment van opleveren vaak alweer achterloopt. En wanneer de directie vraagt hoe de organisatie er vandaag voor staat, begint het proces opnieuw.

Het opvallende is dat de benodigde data al in Exact staat. Het probleem zit meestal niet in de administratie, maar in de stap van Exact naar bruikbare stuurinformatie.

Met de Exact Loader van MK2 verkorten we die stap aanzienlijk. Binnen één week kan uw Exact data automatisch worden geladen in een datawarehouse en beschikbaar zijn voor gebruik in Power BI en andere rapportages.

Exact data automatisch ontsluiten

Exact bevat veel waardevolle financiële en operationele gegevens. Denk aan financiële transacties, grootboekrekeningen, klanten, leveranciers, verkooporders, inkooporders, artikelen en projecten.

Met een API koppeling kunnen deze gegevens rechtstreeks uit Exact worden opgehaald. De data wordt automatisch bijgewerkt en centraal beschikbaar gemaakt voor rapportages en analyses. Daardoor zijn handmatige exports en losse Excelbestanden niet langer nodig als basis voor terugkerende rapportages.

Wat is de Exact Loader?

De Exact Loader van MK2 is een bestaande koppeling voor het automatisch ontsluiten van Exact data. De technische basis voor de verbinding met Exact, het ophalen van gegevens en het laden naar een datawarehouse is al ontwikkeld.

Daardoor hoeft niet eerst een volledige maatwerk koppeling te worden gebouwd. Na het verlenen van toegang bepalen we welke administraties en gegevens relevant zijn. Vervolgens richten we de gegevensstroom in en zetten we de data gestructureerd klaar.

Binnen één week kan de Exact data live staan en worden gebruikt als bron voor Power BI en andere rapportages.

Van Exact API naar datawarehouse

Een koppeling met de Exact API moet betrouwbaar blijven werken. Daarbij moet onder andere rekening worden gehouden met autorisatie, limieten van de API, foutafhandeling en wijzigingen in de bron.

De Exact Loader verzorgt deze technische onderdelen en laadt de gegevens naar een datawarehouse binnen de dataomgeving van de organisatie. Hier kan de data worden gecontroleerd, gecombineerd en voorbereid voor verdere analyse.

Een datawarehouse maakt het bovendien mogelijk om gegevens uit meerdere administraties of andere systemen samen te brengen. Zo ontstaat één centrale bron voor rapportages.

Van brondata naar bruikbare rapportages

De gegevens uit Exact zijn na het ophalen niet altijd direct geschikt voor een overzichtelijk dashboard. Verschillende gegevens moeten vaak met elkaar worden gecombineerd en bedrijfsdefinities moeten duidelijk worden vastgelegd.

Wat verstaan we bijvoorbeeld precies onder omzet, marge, openstaande posten of projectresultaat? Welke administraties moeten worden samengevoegd? En hoe worden correcties en creditboekingen verwerkt?

Door deze definities centraal in te richten, gebruiken rapportages dezelfde gegevens en berekeningen. De Exact data kan vervolgens onder andere worden ingezet voor inzicht in:

• omzet en marge
• kosten en financiële resultaten
• debiteuren en openstaande posten
• verkoop en inkoop
• voorraad en artikelen
• projecten en uren
• meerdere administraties of bedrijfsonderdelen

Actuele cijfers zonder handmatig werk

Door Exact automatisch te ontsluiten ontstaat een vaste en herhaalbare gegevensstroom. Rapportages kunnen automatisch worden bijgewerkt, waardoor gebruikers sneller inzicht krijgen in de actuele stand van zaken.

Ook wordt de kans op fouten kleiner. Er hoeft niet meer te worden gewerkt met verschillende versies van bestanden, vergeten periodes of handmatig aangepaste formules. Binnen de organisatie kan iedereen gebruikmaken van dezelfde gegevens en definities.

Wanneer er een vraag ontstaat over omzet, marge, voorraad of openstaande posten, hoeft er niet eerst een nieuwe export te worden gemaakt. De meest recente gegevens zijn al beschikbaar in de rapportageomgeving.

Exact als onderdeel van een bredere dataomgeving

De Exact Loader kan ook het startpunt zijn voor een bredere dataomgeving. Veel organisaties gebruiken naast Exact bijvoorbeeld een CRM systeem, planningssoftware, webshop of branchespecifieke applicatie.

Door gegevens uit verschillende systemen centraal samen te brengen, ontstaat een completer beeld van de organisatie. Exact data kan bijvoorbeeld worden gecombineerd met klantgegevens, verkoopactiviteiten en andere operationele informatie.

Meer weten over de Exact Loader of over andere systemen die we kunnen ontsluiten? Neem contact met ons op of bekijk onze pagina over API koppelingen.

‍